Sygnalista

REGULAMIN PROCESU SYGNALIZACJI W FUNDACJI HOSPICYJNEJ
Regulamin procesu sygnalizacji w Fundacji Hospicyjnej jest normatywnym dokumentem wewnętrznym precyzującym proces sygnalizacji naruszeń prawa i powstał w związku realizacją postanowień przewidzianych w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – dalej jako „Dyrektywa UE”.
Niniejszy Regulamin określa:
− zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa w Fundacji Hospicyjnej;
− wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych;
− zadania Fundacji Hospicyjnej związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa;
− warunki i środki ochrony sygnalistów zgłaszających informacje o naruszeniach prawa.

Niniejszy Regulamin spełnia wymagania nałożone przez ustawodawcę i jest zgodny z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024, Poz. 928) – dalej jako „Ustawa”.

§ 1
Definicje
Poniżej wymienione pojęcia będą mieć w niniejszym Regulaminie następujące znaczenie:
a) Regulamin – niniejszy „Regulamin procesu sygnalizacji w Fundacji Hospicyjnej”.
b) Fundacja – Fundacja Hospicyjna – z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Chodowieckiego 10, kod pocztowy 80-208, wpisana do „Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej”, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 00000201002, NIP 9570881002, Regon 193032941 – organizacja pozarządowa działająca na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz.U. 1984 nr 21 poz. 97 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2003 Nr 96 poz. 873 z późn. zm.), zarejestrowana jako Organizacja Pożytku Publicznego, będąca podmiotem leczniczym udzielającym świadczeń zdrowotnych na zasadach określonych w ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. 2011 nr 112 poz. 654 z późn. zm.), wpisana do „Rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą”, prowadzonego przez Wojewodę Pomorskiego pod numerem Księgi Rejestrowej 000000183821, której celem statutowym jest promocja i rozwój opieki paliatywno-hospicyjnej, opieka nad chorymi dorosłymi i dziećmi, opieka społeczna, wsparcie dla rodzin i bliskich tych osób oraz działanie w zakresie ochrony zdrowia, pomocy społecznej, rozwoju wolontariatu i edukacji społecznej.
c)Sygnalista – (ang. whistleblower) – osoba nagłaśniająca działania lub ich zaniechania, które według jej wiedzy, przekonania, dobrej wiary są najprawdopodobniej nielegalne lub nieuczciwe. Sygnalistą jest osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia lub podejrzenia naruszenia prawa w Fundacji Hospicyjnej.
d) Zgłoszenie – informacja o naruszeniu prawa w Fundacji Hospicyjnej zaobserwowana przez Sygnalistę i przesłana za pośrednictwem systemu informatycznego lub przekazana osobiście podczas rozmowy.
Zgłoszenia mogą być wewnętrzne (należy przez to rozumieć ustne lub pisemne – zgodne z zasadami opisanymi w niniejszym Regulaminie – przekazanie Fundacji informacji o naruszeniu prawa) lub zewnętrzne (należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa).
e) Skrzynka odbiorcza Sygnalisty – adres e-mailowy podany w zgłoszeniu lub z którego zgłoszenie jest wysłane.
f) Osoba zajmująca się zgłoszeniem – osoba wyznaczona i upoważniona przez Zarząd Fundacji Hospicyjnej do przyjmowania zgłoszeń oraz do kontaktu z Sygnalistą.
g) Komisja ds. naruszeń prawa – komisja powoływana każdorazowo przez Zarząd Fundacji Hospicyjnej do rozpatrywania zgłoszeń od Sygnalistów. Członkowie komisji rekrutowaniu są spośród personelu Fundacji Hospicyjnej. W przypadku spraw wymagających opinii ekspertów, skład komisji może zostać poszerzony o osoby spoza organizacji z bezwzględnym zachowaniem zasad ochrony danych osobowych.
h) Naruszenie prawa – należy przez to rozumieć uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Fundacji Hospicyjnej, lub próbę ukrycia takiego naruszenia prawa.
i) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
j) Dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO. Ponadto, wszystkie pojęcia stosowane w niniejszym Regulaminie, które odnoszą do kwestii ochrony Danych osobowych oraz zostały zdefiniowane w RODO, będą miały znaczenie nadane im przez RODO, nawet jeżeli nie zostały wyraźnie lub odrębnie zdefiniowane w niniejszym Regulaminie.
k) Polityka Ochrony Danych Osobowych – obowiązujący wewnętrzny dokument Fundacji, precyzujący przyjęty w Fundacji system zabezpieczenia danych osobowych, z wyszczególnieniem prowadzonych zbiorów i rejestrów, wskazujący potencjalne zagrożenia, a także sposób postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych.

§ 2
Postanowienia ogólne
1. Wdrożona w Fundacji Hospicyjnej procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwia dokonywanie zgłoszeń anonimowo lub z podaniem wybranych danych osobowych. Decyzję w tym względzie podejmuje Sygnalista.
2. Zgłoszenia wewnętrzne przekazywane są bezpiecznymi kanałami specjalnie do tego celu udostępnionymi.
3. Sygnalista może podjąć decyzję o dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może mieć charakter zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub ujawnienia publicznego.
5. Stroną, na której można dokonać zgłoszenia zewnętrznego jest:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
Dalszy przebieg zgłoszenia zewnętrznego precyzuje Ustawa w Rozdziale 4.
6. Zgłoszenia należy dokonać w dobrej wierze na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane naruszenie prawa.
7. Przedmiotem zgłoszenia mogą być:
− naruszenia zasad etyki;
− naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
− naruszenia praw pracowniczych, w tym dyskryminacja czy mobbing oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
− naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
− działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.;
− naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
− działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w powyższych punktach;
− wszelkie inne naruszenia niezgodne z prawem.
8. Do treści zgłoszenia mają dostęp jedynie Sygnalista oraz osoby wyznaczone i upoważnione przez Fundację Hospicyjną do obsługi zgłoszeń, które zostały zobowiązane do zachowania poufności.
9.Sygnalistą może być:
− pracownik, były pracownik lub kandydat do pracy;
− osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
− przedsiębiorca;
− członek Rady Fundacji Hospicyjnej lub Zarządu;
− osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
− stażysta;
− wolontariusz;
− praktykant;
− lekarz lub pielęgniarka w trakcie szkolenia specjalizacyjnego.
10.Sygnalista w Fundacji Hospicyjnej jest chroniony przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z zapisami w Rozdziale 2 Ustawy.
11. Za działania wobec Sygnalisty typu:
− uniemożliwianie lub istotnie utrudnianie dokonywania zgłoszeń;
− podejmowanie działań odwetowych wobec Sygnalisty;
− uciążliwe postępowania wobec Sygnalisty;
− ujawnianie tożsamości Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą,
przewidziane są sankcje o charakterze karnym, cywilnym lub administracyjnym.
12. Sankcje przewidziane są także dla Sygnalisty, wobec którego ustalono, że świadomie dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

§ 3
Przyjmowanie zgłoszeń od Sygnalistów
1. Zgłoszenia w postaci elektronicznej przyjmowane są pisemnie na adres sygnalista@hospicja.pl lub poprzez wysłanie pisemnego zgłoszenia w formularzu kontaktowym na stronie internetowej www.fundacjahospicyjna.pl/sygnalista
2. Zgłoszenia na adres sygnalista@hospicja.pl mogą być wysyłane ze służbowych adresów e-mailowych (brak anonimowości zgłaszającego) lub z prywatnych adresów e-mailowych (zachowana anonimowość zgłoszenia).
3. Zgłoszenie wysłane poprzez stronę internetową może pozostać anonimowe, jeżeli taka jest wola Sygnalisty.
4. Zgłoszenia mogą być także przekazywane w formie bezpośredniej rozmowy podczas spotkania z bezpośrednim przełożonym, członkiem Zarządu Fundacji lub osobą zajmującą się zgłoszeniem. (W takim przypadku, ze spotkania powinna zostać sporządzona notatka służbowa, która będzie podstawą rejestracji zgłoszenia.)
5. Zgłoszenie powinno zawierać:
−datę stwierdzenia naruszenia prawa;
−opis naruszenia prawa;
−dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko;
−wykaz świadków, jeżeli to możliwe;
−zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami, które należy dołączyć w formie załączników.
6. W treści zgłoszenia powinny być podane dane osobowe Sygnalisty (minimum adres e-mailowy do kontaktu), jeżeli taka jest jego wola.
7. Osoba zajmująca się zgłoszeniem odbiera zgłoszenie wraz z ewentualnymi załącznikami.
8. Osoba zajmująca się zgłoszeniem upoważniona jest do prowadzenia korespondencji z Sygnalistą w celu doprecyzowania informacji podanych w zgłoszeniu.
9. W ciągu maksymalnie 7 dni od otrzymania zgłoszenia Osoba zajmująca się zgłoszeniem przesyła na skrzynkę odbiorczą Sygnalisty potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
10. W ciągu maksymalnie 3 miesięcy od wysłania przez Osobę zajmującą się zgłoszeniem potwierdzenia o przyjęciu zgłoszenia, Sygnalista zostanie poinformowany o wynikach postępowania. Informacja zostaje przesłana na skrzynkę odbiorczą Sygnalisty lub przekazana bezpośrednio w przypadku zgłoszenia taką drogą (patrz: § 3, pkt 4).

§ 4
Zasady podejmowania działań następczych po przyjęciu zgłoszenia
1. Działania następcze są podejmowane z należytą starannością i uwzględnieniem specyfiki zgłoszenia.
2. Każdorazowo powoływana przez Zarząd Fundacji Hospicyjnej Komisja ds. naruszeń prawa – decyduje o rodzaju i terminie podejmowanych działań następczych.
3. Podejmowane działania są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych (patrz: § 6 niniejszego Regulaminu) przez Osobę zajmująca się zgłoszeniem.
4. W przypadku konieczności przekierowania sprawy do zewnętrznych instytucji publicznych lub uzupełnienia składu Komisji ds. naruszeń prawa o ekspertów z zewnątrz organizacji – wszelkie informacje w tym zakresie są rejestrowane, a informacja o toku postępowania jest przekazywana Sygnaliście.
5. Informacje o podejmowanych działaniach następczych są przekazywane Sygnaliście zgodnie z § 3, pkt 10.

§ 5
Odpowiedzialność Fundacji
1. Fundacja zobowiązuje się do ochrony Sygnalisty zgodnie z Ustawą oraz obowiązującą Dyrektywą UE.
2. Fundacja przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby – wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
3. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za treść zgłoszenia i załączników przesłanych przez Sygnalistę.
4. Fundacja nie ponosi odpowiedzialności za szkody Sygnalisty, które powstały na skutek:
− nieprawidłowego korzystania z systemu informatycznego;
− awarii prywatnego sprzętu komputerowego Sygnalisty lub niespełnienia wymaganych parametrów technicznych przez ten sprzęt;
− działania wirusów komputerowych oraz oprogramowania zainstalowanego na prywatnym sprzęcie komputerowym Sygnalisty,
− utraty przez Sygnalistę dostępu do sieci Internet lub dostępu do transmisji wystarczającej jakości,
− przerwy w działaniach systemu informatycznego spowodowanych działaniem siły wyższej;
− innych zdarzeń spowodowanych siłą wyższą, niezależnych od Fundacji;
− naruszenia przepisów prawa lub Regulaminu przez Sygnalistę;
− problemy z dostępem do skrzynki odbiorczej wynikające z podania przez Sygnalistę nieprawidłowych lub niepełnych danych;
− udostępnienia przez Sygnalistę dostępu do skrzynki odbiorczej osobie trzeciej bądź zgubienia danych do logowania w postaci identyfikatora i hasła.

§ 6
Ewidencja zgłoszeń wewnętrznych wpływających od Sygnalistów
1. Fundacja Hospicyjna prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje Osoba zajmująca się zgłoszeniem na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
− numer zgłoszenia;
− przedmiot naruszenia prawa;
− dane osobowe Sygnalisty (o ile zostały podane) oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób (o ile dotyczy);
− adres do kontaktu Sygnalisty (o ile został podany);
− datę dokonania zgłoszenia;
− skład powołanej Komisji ds. naruszeń prawa (o ile dotyczy);
− dane zewnętrznych ekspertów i instytucji (o ile dotyczy);
− informację o podjętych działaniach następczych;
− datę zakończenia sprawy.
4. Aktualny rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest przechowywany w formie elektronicznej z zachowaniem wszelkich reguł dotyczących bezpieczeństwa przetwarzanych danych, a opisanych Polityką Ochrony Danych Fundacji Hospicyjnej.

§ 7
Zasady ochrony danych osobowych Sygnalistów w Fundacji Hospicyjnej
1. Fundacja Hospicyjna jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych w rozumieniu RODO i Polityki Ochrony Danych Osobowych w Fundacji Hospicyjnej.
2. Osoby upoważnione przez Zarząd Fundacji Hospicyjnej do przetwarzania danych osobowych Sygnalistów i innych osób, których dotyczy zgłoszenie – posiadają stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w swoich aktach pracowniczych.
3. Dostęp do danych przetwarzanych w ramach procesu sygnalizacji mają wyłącznie osoby upoważnione.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Fundacja przetwarza dane osobowe Sygnalistów na zasadach określonych w klauzuli zawartej w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu (patrz: Klauzula informacyjna i klauzula zgody dla Sygnalistów – załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu).
6. Każda osoba będąca potencjalnym Sygnalistą jest informowana przez Fundację Hospicyjną o celu i zakresie przetwarzanych danych (patrz: Klauzula informacyjna i klauzula zgody dla Sygnalistów – załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu).
7. W przypadku podania danych osobowych przez Sygnalistę zastosowanie mają przepisy o ochronie danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
8.W przypadku zgłoszeń wewnętrznych przyjmowanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny – Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§8
Postanowienia końcowe
1. „Regulamin procesu sygnalizacji w Fundacji Hospicyjnej” zostaje ustalony na czas nieokreślony i może być zmieniany wyłącznie w trybie, w jakim został ustalony.
2. Regulamin jest komunikowany personelowi i pozostałym interesariuszom poprzez przyjęte w Fundacji Hospicyjnej kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
3. Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie: www.fundacjahospicyjna.pl
4. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników procesu, zarówno Sygnalistów, potencjalnych Sygnalistów, jak i osoby zajmujące się zgłoszeniem czy członków Komisji ds. naruszenia prawa.
5. W przypadku naruszenia przez uczestnika procesu zasad wynikających z niniejszego Regulaminu, w tym w szczególności zasad dotyczących poufności danych i informacji ujawnianych podczas procesu sygnalizacji, Fundacja może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej, w świetle obowiązujących przepisów prawa.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Kodeksu Cywilnego.
7. Treść niniejszego Regulaminu stanowi własność Fundacji Hospicyjnej i nie może być rozpowszechniana ani powielana bez zgody Zarządu Fundacji Hospicyjnej.

Załączniki do Regulaminu:
Załącznik nr 1 – Klauzula informacyjna i klauzula zgody dla Sygnalistów

Gdańsk, 17 września 2024 roku
Zarząd Fundacji Hospicyjnej